Muchas empresas comprenden lo importante que es contar con una buena IP que mantenga la seguridad de los datos importantes y los aspectos relacionados con la gestión documental. No obstante, es muy común que algunos aspectos se nos escapen en cuanto a la seguridad de los datos y este puede ser el caso de la impresión. Los servidores de una empresa suelen tener un almacenamiento y un acceso limitado y restringido, capas de seguridad extra, etc. ¿Ocurre lo mismo con la información impresa?
Es lo mejor que puedes hacer guardar los datos almacenados y las bases de datos, pero, una vez accedemos a esa información, a datos confidenciales, para imprimirlos, los documentos pueden interceptarse y perderse. No obstante, hay muchas formas de conseguir que la información no caiga en las manos equivocadas y hoy en Ofi-logic te contamos algunos pasos sencillos para aumentar la seguridad de tus documentos impresos.
Haz un seguimiento continuo de lo que imprime tu empresa
Para que tu impresora sea mucho más segura y puedas detectar cualquier peligro de datos tendrás que saber en todo momento quién está imprimiendo, qué se está imprimiendo y a qué horas. Algo muy práctico para realizar este seguimiento de forma más sencilla y efectiva es utilizar una herramienta de gestión de la impresión.
Así conseguiremos saber toda esa información que se está gestionando e imprimiendo en nuestra empresa. Estos gestores de impresión también pueden generar informes, por lo que contarás con una auditoría sobre todas las actividades, en caso de robo de datos. Además, mediante este control podrás ver lo que gastas y los costes y de esta manera optimizar el consumo.
No permitas imprimir a cualquiera
En muchas ocasiones nos ha ocurrido que hemos comenzado una tarea de imprimir y se nos ha olvidado recoger los documentos de la impresora. Estos documentos podrían contener información muy importante. Para remediar esto puedes establecer un código PIN a las impresoras de tu empresa o una tarjeta NFC.
Otra solución que te damos es que bloquees los recursos. Si tu empresa maneja información importante, tienes muchas razones para restringir algunas funciones de impresión a usuarios no autorizados. Otra manera de mantener la seguridad de datos es dar un tiempo determinado en la recogida de estos documentos. Si estos documentos no se recogen a tiempo, la impresora elimina los datos.
Seguridad a la hora de escanear documentos
La impresión de documentos no es lo único por lo que deberías preocuparte a la hora de guardar tus datos. A la hora de escanear también puede haber cierto peligro. Para proteger estos datos podemos escanear estos archivos como documentos PDF y guardarlos con una clave. Escanear con el protocolo Secure File Transfer nos permite también proteger los datos escaneados que queremos enviar mediante un filtro de cifrado. Por lo tanto, cuando escaneas, si estos documentos son interceptados, la información podrá seguir protegida y a salvo.
Otra manera de aumentar la seguridad de lo que imprimimos o escaneamos es descentralizando las impresoras. Esto quiere decir que deberemos instalar una impresora por departamento. Pero hay que tener cuidado e instalar quipos seguros.