Ofi-Logic (empresa de renting de impresoras en Madrid ofrece un servicio de coste por copia, también conocido como coste por página, dirigido a empresas, oficinas, autónomos y profesionales que quieren controlar mejor sus gastos de impresión. El importe se calcula en función de las páginas impresas y permite reunir en un mismo servicio los consumibles, el mantenimiento y la reparación de averías durante el periodo contratado.
Con este sistema es posible reducir hasta un 50 % los costes de impresión, según las necesidades y el volumen de cada negocio.
Qué es el coste por copia de una impresora
El coste por copia es el precio establecido por cada página que se imprime. Habitualmente se diferencia entre las impresiones realizadas en blanco y negro y las impresiones en color, cada una con su precio correspondiente.
Este sistema permite conocer con mayor precisión cuánto supone la impresión dentro de una empresa. En lugar de fijarse únicamente en el precio de la impresora o en la compra puntual de un cartucho, se tienen en cuenta las páginas que se imprimen y los servicios incluidos durante el contrato.
El coste por copia también se conoce como coste por página y resulta especialmente útil para negocios con un volumen recurrente de impresión que quieren tener una mayor previsión sobre este gasto.
Cómo funciona nuestro servicio de coste por copia
Antes de establecer las condiciones del servicio, analizamos cómo imprime cada negocio: el volumen aproximado de páginas, el uso de blanco y negro o color y las necesidades habituales de impresión. A partir de estos datos se recomienda la impresora más adecuada y se establecen las condiciones del coste por página.
El contrato de coste por página es independiente de la forma en la que el cliente disponga de la impresora, por lo que puede contratarse tanto para equipos comprados como para impresoras en renting o alquiler.
Analizamos tu volumen de impresión
Revisamos cuántas páginas se imprimen aproximadamente, qué parte corresponde a blanco y negro y qué parte a color.
Seleccionamos la impresora adecuada
Mayores volúmenes de impresión permiten obtener un menor coste por copia. Por eso, recomendamos la impresora más adecuada según el volumen de trabajo de cada empresa.
Establecemos el coste por copia
Se fija un precio por cada página impresa según las condiciones acordadas. De esta forma, el gasto queda vinculado al uso de la impresora y al número de copias.
Pagas después de imprimir
El contrato tiene una duración de 5 años y las impresiones se abonan una vez realizadas. El cliente puede elegir entre pago mensual o trimestral.
Durante ese periodo, Ofi-Logic se ocupa de los consumibles, el mantenimiento y las averías incluidas en las condiciones del servicio. Este sistema funciona como un modelo de impresora con pago por uso, ya que el coste de impresión está directamente relacionado con las páginas realizadas durante cada periodo. Si además necesitas incorporar una nueva impresora a tu empresa, puedes consultar nuestro servicio de renting y alquiler de impresoras en Madrid..
Cómo se calcula el coste por página
El cálculo parte del número de páginas que se han impreso durante un periodo determinado.
Las copias en blanco y negro tienen un precio establecido y las copias en color otro. El coste correspondiente a cada tipo de impresión se calcula multiplicando el número de páginas realizadas por su precio por copia y sumando posteriormente ambos importes.
Por ejemplo, una oficina que imprime principalmente documentos en blanco y negro y utiliza el color de forma ocasional tendrá un gasto determinado por el volumen realizado en cada modalidad.
El modelo de impresora también influye en el precio establecido para cada copia. Generalmente, una máquina diseñada para trabajar con mayores volúmenes de impresión permite obtener un coste por página inferior. Por este motivo, Ofi-Logic estudia el volumen de cada cliente y recomienda el equipo más adecuado para sus necesidades.
El precio por copia de la impresora no es necesariamente el mismo para todos los negocios. Las condiciones se establecen a partir de las necesidades y del volumen de impresión de cada cliente, por lo que es necesario estudiar cada caso antes de preparar una propuesta.
Qué incluye el coste por copia
El servicio reúne distintos gastos relacionados con el funcionamiento habitual de la impresora. Durante los cinco años de contrato se incluyen:
Consumibles originales
Sin tener que comprarlos cada vez que se agotan.
Mantenimiento
Mantenimiento de la impresora durante el periodo contratado.
Reparación
Reparación de averías y repuestos incluidos en el servicio.
Modalidad de pago
Pago mensual o trimestral, según la modalidad elegida.
Plazo de pago
Pago después de imprimir, en lugar de abonar las copias por adelantado.
La utilización de consumibles originales evita tener que mantener un stock permanente de tóner en la oficina y reduce la gestión interna relacionada con su compra y almacenamiento. En caso de incidencia, las reparaciones contempladas en el contrato quedan cubiertas dentro del servicio. Puedes consultar más información sobre nuestro servicio de reparación de impresoras.
Ventajas del coste por copia para una empresa
Una de las principales ventajas del coste por copia es que permite relacionar directamente el gasto con el volumen de impresión. Frente a la compra independiente de tóner, repuestos y otros servicios, este modelo permite:
- Conocer previamente el precio correspondiente a cada copia.
- Tener un mayor control sobre los costes de impresión.
- Reducir las compras puntuales de consumibles.
- Evitar tener que almacenar grandes cantidades de tóner.
- Centralizar el mantenimiento y la reparación de averías.
- Elegir entre facturación mensual o trimestral.
- Pagar las impresiones una vez realizadas.
Dependiendo del volumen y de las necesidades del negocio, el servicio puede permitir un ahorro de hasta el 50 % en los costes de impresión.
Coste por copia frente a comprar consumibles por separado
Gestión por separado
- El tóner se compra cada vez que se necesita.
- Las averías y los repuestos se gestionan por separado.
- Los gastos aparecen en diferentes momentos.
- Es necesario gestionar y almacenar consumibles.
- Las compras se pagan en el momento de realizarlas.
- No existe una periodicidad única de gasto.
Servicio de coste por copia
- Consumibles originales incluidos durante el contrato.
- Reparaciones y repuestos cubiertos según las condiciones contratadas.
- El coste de impresión se vincula al número de páginas realizadas.
- Se reduce la necesidad de mantener stock de tóner.
- Las impresiones se abonan después de su realización.
Que una opción resulte más conveniente que otra depende del volumen de impresión y de las necesidades de cada negocio. Por este motivo, antes de establecer un contrato conviene analizar cuánto se imprime y los gastos asociados a las impresoras actuales.
Para qué negocios puede resultar interesante el coste por copia
Este tipo de servicio está pensado principalmente para empresas y profesionales que utilizan sus impresoras de forma recurrente y quieren simplificar su gestión. Puede resultar interesante para:
- Oficinas con un volumen habitual de impresión.
- Despachos y asesorías que generan documentación con frecuencia.
- Clínicas que imprimen documentos vinculados a su actividad.
- Academias y centros que preparan material impreso.
- Autónomos y profesionales con necesidades recurrentes de impresión.
- Negocios con varias impresoras que quieren centralizar el control de consumibles, mantenimiento y averías.
No existe un volumen único a partir del cual el coste por copia sea necesariamente la mejor alternativa. Analizar el uso actual permite valorar si este modelo resulta adecuado para cada negocio.
Estudio gratuito de costes de impresión a 5 años
Antes de contratar el servicio, Ofi-Logic realiza un estudio gratuito de los costes de impresión a cinco años. El análisis permite revisar el volumen de impresión y los gastos asociados para valorar cuánto puede suponer mantener el sistema actual y compararlo con una propuesta de coste por copia. A partir de estos datos se prepara una solución acorde con las necesidades de impresión de la empresa, con un precio por copia establecido y las condiciones correspondientes al servicio.
Solicita tu estudio gratuito de costes de impresión y conoce cuánto podría suponer tu gasto durante los próximos cinco años.