A la hora de escoger la impresora ideal para nuestra empresa podemos encontrarnos con una gran variedad de opciones que pueden dificultar nuestra decisión. En este post te enseñaremos como escoger la mejor impresora para tu empresa, teniendo en cuenta las necesidades que tiene cada departamento.
Cada empresa tiene sus necesidades a la hora de contar con una impresora. No es lo mismo una gestoría que simplemente necesita fotocopiar, imprimir y escanear documentos, que una empresa de diseño gráfico o un estudio de arquitectura. Tampoco una empresa grande tendrá las mismas necesidades que una que simplemente cuenta con 10 trabajadores. Antes de escoger una impresora es importante tener en cuenta el volumen que vamos a imprimir, la frecuencia, los formatos y tipos de papel que utilizaremos para imprimir o si necesitaremos imprimir a color o simplemente en blanco y negro.
Tendremos en cuenta el tipo de documentos que imprimiremos
Por lo tanto, no es lo mismo imprimir solamente facturas que imprimir planos de viviendas o gráficos. A la hora de escoger la impresora perfecta también debemos tener en cuenta además si necesitaremos ciertas prestaciones especiales y avanzadas como la impresión a doble cara, el uso de consumibles de larga duración o la amplia conectividad entre diversos dispositivos. También es importante tener en cuenta la impresión a distancia, si necesitaremos una impresora multifunción, o solamente una impresora, un escáner o un fax.
Una impresora multifunción es la que recomendamos para empresas que necesiten imprimir, fotocopiar, escanear y enviar faxes, todo ello en un simple equipo de tamaño inferior, compacto. De esta manera podremos reducir la cantidad de dispositivos y trastos en la oficina, algo muy positivo para aquellas pequeñas empresas que no disponen de demasiado espacio. También podemos plantearnos si necesitamos que nuestra impresora tenga la pantalla táctil, algo que agiliza los trabajos de forma considerable. Una pantalla amplia y táctil nos ayudará a reducir el tiempo que invertimos en manipular la impresora.
La velocidad de impresión es otra de las claves para escoger sabiamente una impresora. En empresas en las que los empleados no pueden parar de trabajar ni un segundo y todos los trabajos deban hacerse de prisa, es importante que la impresora no sea aquel elemento que entorpezca los trabajos. Lo más recomendable es contar con una impresora con una velocidad de hasta 34 ppm en blanco y negro y 24 ppm en impresiones a color. En muchas ocasiones, además, las impresoras pueden ser muy ruidosas e interrumpir el trabajo de las personas si este ruido resulta molesto. Un nivel de ruido excesivo puede afectar a la productividad de los empleados, por lo que, deberíamos contar con una impresora que trabaje por debajo de los 50 dB.
La conectividad es muy importante en la mayoría de los negocios y no importa la necesidad de conectividad que tenga tu empresa, una impresora con conexión a la red Wi-Fi nunca viene mal. Además es muy recomendable contar con una impresora que permita conectar nuestro móvil, ya que, de esta manera podremos trabajar de forma más flexible y cómoda. Hoy en día, la integración y adaptación de todos los dispositivos es esencial.