El coste de un dispositivo de impresión no solo consiste en cuándo cuesta a la hora de adquirirlo o cuantos consumibles necesita. También hay que tener en cuenta el precio de la instalación, el mantenimiento, los servicios técnicos de impresoras y reparaciones que requiere a largo tiempo. Las impresoras caseras o de pequeñas oficinas quizás no necesiten un mantenimiento tan especializado a largo plazo. No obstante, las empresas grandes necesitan disponer de esos servicios de gestión de impresoras, ya que, a la larga, se ahorra una cantidad económica bastante importante.
Los tres servicios básicos de la gestión de dispositivos de impresión
La mayoría de las empresas pequeñas prefieren la autogestión para mantener las impresoras y para su buen funcionamiento. No obstante, contar con una empresa de servicios de gestión de impresoras puede ser mucho más beneficioso y productivo. Aunque el volumen de impresión de las pequeñas empresas no llegue a niveles muy altos, para el desarrollo y expansión del negocio es muy importante disponer de servicios de gestión de impresoras. La instalación, el mantenimiento y la gestión automatizada de consumibles son las tres funciones básicas que cumplen los servicios de gestión de dispositivos de impresión.
La instalación de los dispositivos de impresión
En cuanto a la instalación, en muchas ocasiones las empresas intentan realizar este trabajo por sí mismas. Aunque este trabajo no sea demasiado complicado, hay muchas funcionalidades de los equipos de impresión que las empresas a veces no son capaces de comprender. Esto se debe a los avances de la tecnología, que en ocasiones pueden crear confusión en las personas. Es muy importante instalar las distintas funcionalidades y configuraciones de la impresora de forma correcta para optimizar al máximo la productividad y eficiencia de los trabajadores «contra el equipo».
El mantenimiento de los dispositivos de impresión
El mantenimiento de la impresora es otro factor muy importante para aumentar la durabilidad y la vida útil de estos dispositivos y es el servicio postventa el que se encarga de que a la larga se solucione cualquier problema técnico. Además, contar con un servicio técnico es muy importante para solucionar todos los problemas para que ningún trabajo se quede atrasado y la empresa tenga un rendimiento positivo. En cuestión de horas e incluso minutos se pueden solventar estos problemas para que el trabajo de la empresa siga su curso habitual.
El suministro automático de consumibles para los dispositivos de impresión
Otro servicio de gestión de impresoras muy importante es el suministro automático de consumibles para que la misma empresa nunca tenga que preocuparse de esto. Esto es posible mediante las impresoras «smart«, que están continuamente conectadas a las empresas proveedoras con la finalidad de proporcionar automáticamente los consumibles. El dispositivo detecta cuando el consumible se ha terminado y automáticamente hace el pedido para que la empresa no deba preocuparse.
Así las empresas ahorran tiempo y el problema de quedarse sin consumibles. Tampoco hará falta que nadie gestione este trámite, por lo que agiliza las funciones del equipo humano. También supone el ahorro de dinero cuando quien provee estos consumibles vienen del mismo fabricante de la impresora.