En las empresas cada día se escanean y generan más documentos digitalizados, añadiéndolos a los que ya tenemos, lo que supone un incremento considerable del volumen de documentación.
¿Cómo organizamos estos documentos en la actualidad?
Los organizamos manualmente en carpetas siguiendo unos criterios para nosotros lógicos.
Pero que pueden no serlo para los demás compañeros de trabajo, lo que puede ocasionar un serio conflicto a la hora de tener que buscar un documento concreto que precisemos.
¿Esta forma de trabajo que supone?
Una perdida de tiempo productivo en la búsqueda del documento que precisamos en el momento, para la continuación de nuestro trabajo.
Este tiempo sumado a los trabajadores que precisan en sus labores realizar esta acción, supone para la empresa la perdida de muchas horas de trabajo productivo.
¿Que soluciones tenemos para solucionar este problema?
En Ofi-Logic, además del servicio de coste por impresión, unimos la Gestión Documental.
Disponemos de aplicaciones de distintos Software de Gestión Documental, que nos permite el almacenamiento, recuperación, organización y gestión de documentos de forma instantánea, tanto de los creados como de los recibidos para su posterior consulta y uso.
De esta forma solucionamos a las empresas este grave problema y que podemos tratar de diversas formas dependiendo de nuestras necesidades y la inversión que realicemos
-Búsqueda tipo Google. Gestor Documental base.
¿Como funciona?. Volcamos sobre la aplicación todos los documentos que disponemos o escaneemos, esta los procesa con el OCR, leyendo todas las letras, palabras que contienen los documentos, creando una base de datos con estos datos.
Cuando necesitemos buscar un documento, es muy sencillo, en el panel de la aplicación disponemos de varias ventanas donde introducir las palabras por las que queremos buscar el documento.
Le damos a buscar e instantáneamente dispondremos en pantalla de los documentos que coincidan con nuestras palabras claves de busqueda, seleccionando el documento concreto que necesitamos. Ahora lo podemos imprimir, enviar por correo electrónico…….
-Otras opciones a añadir al Gestor Documental.
Reglas de almacenamiento. Seguridad de accesos. Acceso Web y dispositivos móviles. Funcionalidad nomenclatura
Solución de Contabilización Automática de Facturas.
Para empresas que necesitan contabilizar y gestionar muchas facturas, como por ejemplo Gestorías, Administraciones de Fincas, Grandes Empresas.
DISAUTOFORM. Contabilización automática de Facturas. Con esta solución conseguimos:
Gestionando todas las facturas a través de esta aplicación, son indexadas automáticamente sobre su Software de Contabilidad.
Consiguiendo reducir los tiempos de incluir las facturas a la contabilidad a mano, eliminamos errores de impostación y tenemos un acceso a estos documentos en caso de su búsqueda instantánea.
Automatización de Flujos y Procesos de Trabajo.
Podemos añadir a la aplicación de Gestión Documental, este modulo por el que organizamos el flujo de los documentos para un tratamiento ordenado dentro de la empresa
En definitiva con las soluciones de Gestión Documental, conseguimos un importante ahorro en tiempo = dinero
Desde Ofi-Logic, además del renting de impresoras Oki y del servicio de coste página, podemos realizar renting de software de Gestión Documental.